公文写作基础知识:常用公文写作的格式

来源:情书网时间:2017-04-01 10:05:57 责编:人气:

公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。

1.国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首页的三分之一到五分之二,用横隔线与正文分开。

①文件名称由发文机关全称或规范简称加上"文件"二字组成(函只署发文机关名称),置于首页的上端,用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文,牵头主办机关排列在前,也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文,党委排列在前。

②发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成,位于文件名称之下、横隔线之上正中位置(函的发文字号标注在标题的右上方)。两个以上机关联合行文,只标明主办机关的发文字号。

③上报的文件,应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。

④秘密等级、紧急程度,应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为"秘密"、"机密"、"绝密"三种;紧急程度分为"急件"、"特急件"。机密、绝密文件应标注份号。

⑤政府令的文头由套红印刷的"政府令"和编号组成。政府令的编号为"第号"。

2.公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。

①标题。

公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用:一是揭示内容,点明主题,使人一目了然;二是给公文定名,标题就是该公文的名称,便于收文机关登记管理,便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号,不能以引用文件字号代替内容提要。

②主送机关。

指收受、办理文件的单位。俗称"抬头"。除"公告"、"布告"、"通告"以外,正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位置一般在标题之下,正文之上左端顶格位置书写。"决定"、"命令(令)"、"会议纪要"等文种,主送机关可置于文尾主题词之下,发送栏内抄送机关的上方,标为"主送:"或"分送:"。向上级机关的请示,只写一个主送机关,如需同时送其它机关,用抄送形式。